（一）样品接收
样品采样结束后，样品管理员应首先对样品信息进行微机录入，并核对以下内容：样品数量、样品的包装、包装状态、完整性、样品的特性等是否完好，并对交回的采样物品数量进行核对。
样品接收时，送样人员需要对样品接收情况进行确认。
在对样品的数量、包装、外观缺陷等状况都一一登记确认后，样品管理员也可以打印软件自动生成的《样品交接登记表》，送样人核对无误后，双方签字确认。
确认方式可以采用打印样品登记表的方式，或直接采用电子签名板签字。（如果是送样也一样）
（二）样品管理
样品接收入库后，需要对样品的流转进行管理，包含样品的领用、归还、留样、销毁等。对于水样和土样来说，由于同一样品可能由不同的检测人员来完成不同的检测项目，因此，需要进行分样处理。分样时，需要为由样品管理员为分样的样品写上相同的编号。
对于不需要分样的样品来说，一般一个样品只由一个分析员来接收和处理，如果是同一样品，需要在多个分析员中流转，以分析员接收样品的时间作为流转顺序。
样品管理员或实验室主任进行样品分配时，已经为分析人员把样品分配好了，因此，分析人员在实际工作中只需要在样品交接后，在本系统中选择对应的样品选择“接收”或“拒收”。“拒收”时写明拒收原因。
样品的生命周期管理，包括样品入库、分样、留样、清样、样品条码，样品在线拍照、增加质控样、平行样、考核样、加标回收样等。
样品管理为样品的生命周期管理，包括样品的接收（接收人 接收时间 样品状态）、样品入库（入库时间 存储位置 保管员）、留样管理（留样周期 保存方法）、样品检测出库（领用人 领用时间）、样品交接管理（检测过程中的样品交接管理）、清样管理（样品销毁 样品返还等）。
本系统可根据检测机构的样品属性的要求进行分类，设置多种属性。例如，环境检测机构可设置如下信息：检测方案或样品种类（环境空气、有组织废气、无组织废气、地表水、地下水、工业废水、土壤、固体废物、噪声等）内部编号、外部编号、样品名称、样品类型、采样方式、采样日期、采样地点、样品性状和保存状态、备注等。也可以按食品、卫生、工程检测机构的特点来分类设置。
采用灵活的编号规则，以前缀+项目编号+顺序编号的规则+因子对样品进行编号。
在对样品的数量、包装、外观缺陷等状况都在系统内一一登记后，样品管理员可通过打印《样品交接登记表》，送样人核对无误后，双方签字确认。系统会把样品信息发送到样品分配人员手中。
样品管理员，在收到样品提交后，可按样品的因子或样品分配给相应的化验人员。样品的领用、交接过程都会在系统中记录下来。